Digitalizar una empresa no consiste en incorporar herramientas porque sí. Consiste en detectar qué procesos hacen perder tiempo, dónde se repite trabajo y qué información está dispersa, para después utilizar la tecnología para hacerlo más sencillo.
Puede ser algo tan básico como dejar de gestionar determinadas tareas en Excel y centralizarlas en una plataforma, o algo más complejo como conectar distintas aplicaciones, automatizar procesos o recoger datos de máquinas y dispositivos en tiempo real.
La clave está en que la tecnología resuelva un problema concreto.
¿Qué es la digitalización empresarial?
La digitalización empresarial es el proceso de incorporar tecnología a los procesos de una organización para trabajar de forma más eficiente, reducir tareas manuales y aprovechar mejor la información disponible.
Por ejemplo, una empresa puede tener los pedidos en un ERP, las incidencias en otra aplicación y determinados controles en hojas de cálculo. Cada sistema funciona, pero los equipos tienen que consultar varias fuentes, copiar datos o comprobar cuál contiene la información correcta.
Digitalizar ese proceso no significa sustituir necesariamente todas las herramientas. En muchos casos, significa conectarlas para que trabajen juntas.
¿Qué puede mejorar la digitalización en una empresa?
Uno de los cambios más claros es la reducción del trabajo manual.
Cuando un dato se introduce una sola vez y se comparte automáticamente con los sistemas que lo necesitan, disminuyen los errores y se evita que distintas personas tengan que repetir la misma tarea.
También mejora el acceso a la información.
En lugar de esperar a recopilar datos de diferentes departamentos para saber qué está ocurriendo, la empresa puede disponer de información actualizada y utilizarla para tomar decisiones.
Esto se nota especialmente en áreas como producción, mantenimiento, logística, administración o atención al cliente, donde pequeños retrasos o duplicidades pueden acabar generando bastante trabajo adicional.
Y hay otro beneficio importante: la capacidad de crecer sin que los procesos se vuelvan cada vez más difíciles de gestionar.
¿Por dónde empezar a digitalizar una empresa?
No hace falta transformar toda la organización de una vez.
De hecho, suele tener más sentido empezar por un proceso concreto.
Puede ser uno en el que haya demasiadas tareas manuales, información duplicada, herramientas que no se comunican o datos que cuesta consultar.
A partir de ahí, conviene entender primero cómo funciona actualmente ese proceso y qué problema se quiere solucionar.
Por ejemplo, si producción registra una información, mantenimiento utiliza otra y dirección recibe los datos días después, quizá el problema no sea que falte software. Puede que lo que falte sea integración entre los sistemas existentes.
La solución podría pasar por conectar aplicaciones mediante APIs, automatizar determinados flujos o centralizar la información en una plataforma común.
Digitalizar no siempre significa comprar más software
Este es uno de los errores más habituales.
Muchas empresas ya tienen suficientes herramientas. El problema es que están aisladas: un ERP por un lado, aplicaciones internas por otro, hojas de cálculo, sistemas de producción o dispositivos IoT que generan información constantemente.
Añadir otra herramienta puede incluso aumentar la complejidad. A veces, lo que realmente hace falta es conectar esos sistemas y reunir la información en un mismo entorno.
En Purple Blob trabajamos precisamente en este tipo de proyectos. Un ejemplo es SARA, nuestra plataforma para centralizar y visualizar datos procedentes de diferentes fuentes y dispositivos IoT, facilitando que esa información pueda utilizarse para controlar procesos y tomar decisiones.
En otros casos, la solución puede pasar por desarrollar una aplicación específica, automatizar determinados flujos o integrar herramientas mediante APIs.
La tecnología cambia en cada proyecto. El objetivo debería ser siempre el mismo: hacer que la información fluya mejor y reducir trabajo innecesario.
Una digitalización útil empieza por el problema
La tecnología puede automatizar procesos, conectar sistemas, recoger datos o facilitar nuevas formas de trabajar.
Pero digitalizar una empresa no debería empezar eligiendo una herramienta.
Debería empezar preguntando:
¿Qué proceso queremos mejorar y qué nos está impidiendo hacerlo ahora mismo?
En Purple Blob desarrollamos soluciones de digitalización que van desde la integración de sistemas y el desarrollo de software hasta plataformas de datos, IoT e infraestructura cloud.
Si tienes información repartida entre distintas herramientas, procesos demasiado manuales o datos que no estás aprovechando, podemos ayudarte a buscar una solución adaptada a tu empresa.