Cuando una empresa necesita digitalizar un proceso, suele aparecer la misma duda:
¿Compramos una herramienta que ya existe o desarrollamos una solución a medida?
La respuesta no está en elegir siempre una opción u otra.
Hay procesos para los que desarrollar desde cero no tendría ningún sentido. Y hay otros en los que intentar encajar el negocio dentro de un software estándar termina generando más problemas que soluciones.
La clave está en identificar qué parte de tu proceso es estándar y qué parte realmente te diferencia.
Cuando una solución estándar es suficiente
Hay herramientas que llevan años resolviendo muy bien problemas comunes a prácticamente cualquier empresa.
Facturación, gestión documental, videollamadas, firma electrónica, gestión de tareas…
Si existe una solución que cubre lo que necesitas, se integra correctamente con tus sistemas y el modelo de precios encaja con tu crecimiento, probablemente no necesites desarrollar una alternativa desde cero.
Y eso también es una buena decisión tecnológica.
¿Cuándo tiene sentido desarrollar software a medida?
El desarrollo a medida empieza a ser interesante cuando el problema que quieres resolver es específico de tu empresa.
Por ejemplo, cuando:
- tu proceso funciona de una manera que las soluciones existentes no contemplan;
- necesitas conectar varios sistemas que actualmente trabajan por separado;
- tu equipo depende de Excel, correos o tareas manuales para cubrir lo que el software no hace;
- necesitas diferentes perfiles, permisos o flujos muy específicos;
- las licencias empiezan a ser demasiado costosas al crecer;
- quieres que la solución pueda evolucionar junto al negocio.
En estos casos, adaptar constantemente una herramienta que no fue creada para tu proceso puede acabar siendo más complejo que desarrollar una solución pensada para él.
El problema del “cubre casi todo”
Es una situación bastante habitual.
Encuentras una plataforma que hace el 80 % de lo que necesitas.
El problema llega con el otro 20 %.
Entonces empiezan los:
“Esto lo hacemos en Excel.”
“Esta información la pasamos manualmente.”
“Para esto tenemos que entrar en otro programa.”
“Aquí exportamos un CSV y luego lo volvemos a importar.”
Individualmente parecen pequeños inconvenientes. Multiplicados por personas, departamentos y años, dejan de serlo.
Por eso, cuando evaluamos una herramienta, la pregunta no debería ser únicamente:
¿Qué funcionalidades tiene?
También hay que preguntarse:
¿Qué tendremos que hacer nosotros para cubrir todo lo que no tiene?
Comprar o desarrollar no son las únicas opciones
De hecho, muchas veces la solución más interesante está en medio.
Puedes utilizar software estándar para aquello que ya está bien resuelto y desarrollar únicamente la parte específica de tu negocio.
Por ejemplo:
Un ERP puede encargarse de la gestión empresarial mientras una aplicación propia gestiona un proceso operativo particular.
Una plataforma comercial puede almacenar los clientes mientras un desarrollo a medida automatiza cómo llegan los datos desde otros sistemas.
O diferentes herramientas pueden conectarse mediante APIs para evitar introducir la misma información varias veces.
En estos proyectos, el desarrollo no sustituye necesariamente al software que ya tienes.
Lo conecta, lo amplía o cubre aquello que le falta.
No compares solo la licencia con el desarrollo
Una licencia de software siempre parecerá más barata que desarrollar una aplicación completa si únicamente miramos el precio inicial.
Pero esa comparación se queda corta.
Para saber cuánto cuesta realmente una solución hay que tener en cuenta también:
- licencias por usuario;
- integraciones;
- personalizaciones;
- mantenimiento;
- futuras ampliaciones;
- tareas manuales que seguirá realizando el equipo;
- dependencia del proveedor;
- crecimiento previsto.
Una herramienta económica puede dejar de serlo si cada nuevo empleado supone otra licencia o si necesita múltiples desarrollos para adaptarse a la empresa.
Y, por supuesto, una aplicación a medida también necesita mantenimiento y evolución.
Por eso conviene analizar el coste total de la solución a medio y largo plazo, no únicamente el presupuesto inicial.
Entonces, ¿qué debería elegir mi empresa?
Puedes empezar con tres preguntas:
1. ¿El proceso es estándar o específico de mi negocio?
Si cualquier empresa podría trabajar de la misma manera, probablemente exista una buena herramienta para resolverlo.
2. ¿Qué ocurre con lo que el software actual no cubre?
Si genera tareas manuales, duplicidades o procesos paralelos, hay que incluirlos en el cálculo.
3. ¿Necesito sustituir una herramienta o simplemente conectarla mejor?
Muchas veces el problema no está en las aplicaciones que utiliza la empresa, sino en que no están integradas entre ellas.
Y ahí aparece una tercera opción: mantener las herramientas que funcionan y desarrollar únicamente lo necesario para conectarlas o ampliarlas.
En Purple Blob empezamos por entender el problema
No todos los proyectos necesitan una nueva aplicación.
A veces la solución será desarrollar software a medida. Otras veces tendrá más sentido integrar herramientas existentes, automatizar un proceso o replantear cómo se están utilizando los sistemas actuales.
Por eso en Purple Blob trabajamos desde la consultoría tecnológica hasta el desarrollo e integración de soluciones.
Antes de decidir qué construir, analizamos qué necesitas resolver.
Y si tienes un proceso que actualmente depende de varias herramientas, tareas manuales o soluciones que ya no terminan de encajar, podemos estudiarlo contigo.
Cuéntanos cómo trabajáis ahora. Nosotros vemos qué tecnología tiene sentido detrás.
Preguntas frecuentes
¿Qué es mejor, software a medida o software estándar?
Depende del tipo de proceso que quieras cubrir. Si es una necesidad común y ya existe una herramienta que la resuelve bien, el software estándar suele ser la mejor opción. Si el proceso es específico de tu empresa, requiere integraciones complejas o forma parte de tu ventaja competitiva, el software a medida puede encajar mejor.
¿Cómo saber si mi empresa necesita software a medida?
Algunas señales claras son depender demasiado de Excel, correos, procesos manuales o varias herramientas que no se comunican entre sí. También puede tener sentido cuando el software actual obliga a adaptar demasiado la forma de trabajar o cuando ninguna solución existente cubre bien las necesidades del negocio.
¿Cuándo compensa desarrollar software a medida?
Compensa cuando la solución estándar genera más limitaciones que beneficios, cuando adaptar una herramienta existente resulta demasiado complejo o cuando el proceso que quieres digitalizar es clave para tu negocio. También puede ser interesante si necesitas una solución escalable, integraciones específicas o mayor control sobre los datos y la evolución del producto.
¿Cuánto cuesta el software a medida frente a una licencia?
El software a medida suele requerir una inversión inicial mayor, mientras que el software estándar funciona normalmente mediante licencias mensuales o anuales. Para compararlos correctamente hay que mirar el coste total a medio y largo plazo: licencias, mantenimiento, personalizaciones, integraciones, crecimiento de usuarios y tiempo dedicado a tareas manuales.
¿Se puede combinar software estándar y desarrollo a medida?
Sí, y en muchos casos es la opción más eficiente. Puedes utilizar herramientas estándar para procesos comunes y desarrollar solo las funcionalidades que realmente diferencian a tu empresa. También es posible conectar ambos sistemas mediante APIs e integraciones para evitar duplicidades y automatizar procesos.
